Kalender, Termin-Mails und Buchungslinks

Was dieser Bereich macht

Im Kalender siehst du deine Termine und Rückrufe als Tag, Woche oder Monat. Dort legst du Termine an, verschiebst sie und sagst sie ab. Einen Termin kannst du auch direkt am Lead oder im Dialer vereinbaren. Dafür gibt es ein gemeinsames Termin-Fenster.

Hängt ein Termin an einem Lead mit E-Mail-Adresse, bekommt der Kunde automatisch Termin-Mails: eine Bestätigung, eine Erinnerung und bei Änderungen eine neue Bestätigung oder eine Absage. Die Texte kannst du selbst schreiben.

Buchungslinks sind die Termin-Links aus deinem eigenen Buchungstool, zum Beispiel Calendly oder Cal.com. ClosingHub setzt Name, E-Mail und Telefon des Leads schon ein. Bei Calendly und Cal.com buchst du freie Zeiten direkt im Termin-Fenster, ohne die Buchungsseite zu öffnen. Die Einladung an den Kunden verschickt dann dein Buchungstool.

Wo du ihn findest

• Kalender: Hauptnavigation, Punkt „Kalender"
• Termin am Lead: im Lead, Block „Termine", Knopf „Termin vereinbaren"
• Termin im Dialer: Knopf „Termin" im Dialer oder das Gesprächsergebnis „Terminiert"
• Termin-Mails: Einstellungen, Gruppe „Kommunikation", Punkt „Termine", Reiter „Termin-Mails"
• Buchungslinks: Einstellungen, Gruppe „Kommunikation", Punkt „Termine", Reiter „Buchungslinks"
• Mein Calendly: Einstellungen, „Termine", Reiter „Buchungslinks", Karte „Mein Calendly" über den Links

Kalender, Termin-Mails und Buchungslinks sehen alle Nutzer. Die Texte der Termin-Mails ändern nur Inhaber und Administratoren. Eigene Buchungslinks legt jeder für sich an. Links für das ganze Team legen nur Inhaber und Administratoren an, und nur sie bearbeiten oder entfernen Team-Links. Sein eigenes Calendly verbindet jeder selbst, außer mit dem Zugang „Nur lesen".

So geht's: Kalender und Termine

1. Im Kalender blättern

1. Öffne „Kalender". Du startest in der Wochenansicht.
2. Wähle oben Tag, Woche oder Monat.
3. Mit Zurück und Weiter blätterst du um einen Tag, eine Woche oder einen Monat. Heute bringt dich zum heutigen Tag.

Der Titel oben zeigt immer den Zeitraum, den du gerade siehst. In der Monatsansicht stehen je Tag höchstens drei Einträge, darunter „und … weitere". Ein Klick auf eine freie Stelle eines Tages öffnet diesen Tag in der Tagesansicht.

2. Termin anlegen

1. Klick oben rechts auf Termin anlegen. Das Fenster „Neuer Termin" öffnet sich in der Mitte.
2. Trag einen Titel ein, zum Beispiel „Objektbesichtigung".
3. Wähle die Terminart: Erstgespräch, Folgegespräch, Besichtigung, Notartermin oder Intern.
4. Wähle Datum, Von und Bis. Die Uhrzeiten springen in 15-Minuten-Schritten.
5. Such bei Lead, optional nach Name oder Firma (ab zwei Buchstaben) und klick den passenden Lead an. Mit Ändern wählst du einen anderen.
6. Schreib bei Bedarf eine Notiz.
7. Klick auf Anlegen. Die Meldung „Termin „…" angelegt" erscheint.

Anlegen ist erst anklickbar, wenn ein Titel da ist und „Bis" nach „Von" liegt. Das Formular schlägt die nächste volle Stunde für eine Stunde vor. Ab 20 Uhr schlägt es den nächsten Tag um 10 Uhr vor.

3. Termin direkt im Raster aufziehen

1. Drück in der Tages- oder Wochenansicht in einer Tagesspalte die Maustaste und zieh nach oben oder unten. Ein Balken zeigt die Zeit in 30-Minuten-Schritten, zum Beispiel „10:00 bis 11:30".
2. Lass los. Das Formular öffnet sich mit Datum und Uhrzeit schon ausgefüllt.
3. Ein einfacher Klick ohne Ziehen wählt die halbe Stunde unter dem Mauszeiger. Esc bricht das Ziehen ab.

In der Monatsansicht ziehst du auf einen Tag. Das Formular öffnet sich für diesen Tag mit 10:00 bis 11:00.

4. Termin verschieben oder ändern

1. Klick im Kalender auf den Termin. Rechts erscheint die Übersicht „Termin".
2. Klick auf Bearbeiten. Das Formular „Termin bearbeiten" öffnet sich.
3. Ändere Titel, Terminart, Datum, Uhrzeit oder Notiz.
4. Klick auf Speichern. Die Meldung „Termin „…" gespeichert" erscheint.

Der Lead lässt sich beim Bearbeiten nicht ändern. Soll der Termin an einem anderen Lead hängen, lösch ihn und leg ihn neu an.

5. Termin absagen

1. Klick im Kalender auf den Termin.
2. Klick auf Löschen. Der Knopf wird zu Wirklich löschen und Behalten.
3. Klick auf Wirklich löschen. Die Meldung „Termin „…" gelöscht" erscheint.

Hängt der Termin an einem Lead mit E-Mail-Adresse und ist er nicht „Intern", bekommt der Kunde dabei die Absage-Mail.

6. Termin am Lead vereinbaren

1. Öffne den Lead.
2. Klick im Block Termine auf Termin vereinbaren. Das Termin-Fenster öffnet sich. Oben steht der Name des Leads, darunter zur Kontrolle seine E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
3. Wähle oben, wie du buchst: - Freie Zeit: eine freie Zeit aus deinem Calendly oder Cal.com, siehe Abschnitt 19. - Buchungslink: steht statt „Freie Zeit", wenn deine Links nicht im Fenster buchen. Ein Klick öffnet den Link im neuen Tab, die Daten des Kunden sind schon eingetragen. - Eigene Zeit: ein Termin im ClosingHub-Kalender. Du füllst das Formular aus wie im Kalender, der Lead ist schon gesetzt.
4. Bei „Eigene Zeit" klickst du auf Termin anlegen.

Hast du keine Buchungslinks, gibt es nur die eigene Zeit, ohne Auswahl oben.

Im Block „Termine" stehen die kommenden Termine des Leads mit Datum und Uhrzeit. Ein Klick darauf öffnet den Kalender. Ohne kommenden Termin steht dort „Kein Termin geplant."

7. Termin im Dialer vereinbaren

1. Klick während der Arbeit im Dialer auf Termin. Es öffnet sich dasselbe Termin-Fenster wie am Lead, mit dem aktuellen Lead.
2. Buch eine Freie Zeit oder leg unter Eigene Zeit einen Termin an und klick auf Termin anlegen.

Wählst du nach dem Gespräch das Ergebnis Terminiert, öffnet sich dasselbe Fenster. Sobald der Termin gebucht oder angelegt ist, wird das Ergebnis gespeichert und der nächste Lead kommt. Nach einer Buchung über „Freie Zeit" passiert das, wenn du das Fenster mit Fertig schließt.

8. Rückrufe im Kalender erledigen

Rückrufe mit Uhrzeit stehen als halbstündiger Eintrag „Rückruf" im Kalender.

1. Klick auf den Rückruf.
2. Mit Anrufen öffnest du den Lead im Dialer. Mit Lead öffnen springst du zum Lead.
3. Klick auf Erledigt. Die Meldung „Rückruf als erledigt markiert" erscheint, und der Eintrag verschwindet aus dem Kalender.

So geht's: Termin-Mails

9. Ablauf ansehen

Öffne Einstellungen, „Termine", Reiter „Termin-Mails". Unter Ablauf je Termin steht, was der Kunde wann bekommt:

10. Eigenen Text schreiben

1. Such unter Eigene Texte die Mail aus: Bestätigung, Erinnerung, Verschoben oder Absage.
2. Klick rechts auf den Stift („Text dieser Mail anpassen"). Unter der Liste öffnet sich der Editor.
3. Trag einen Betreff ein.
4. Schreib den Text. Klick unter Platzhalter auf einen Baustein, um ihn ans Ende des Textes zu hängen.
5. Klick auf Speichern. Die Meldung „Der eigene Text ist gespeichert und gilt ab der nächsten Mail." erscheint.

An der Mail steht danach Eigener Text statt Standardtext.

Diese Platzhalter gibt es:

Die Platzhalter-Knöpfe fügen nur in den Text ein. Im Betreff tippst du Platzhalter selbst, mit doppelten geschweiften Klammern, zum Beispiel „Terminbestätigung: {{titel}} am {{datum}}".

11. Zum Standardtext zurück

1. Öffne die Mail mit dem Stift.
2. Klick auf Standardtext wiederherstellen.

Ab dann geht für diese Mail wieder der Standardtext raus.

So geht's: Buchungslinks

12. Buchungslink anlegen

1. Öffne Einstellungen, „Termine", Reiter „Buchungslinks", und klick auf Link anlegen. Solange noch kein Link da ist, steht zusätzlich Ersten Link anlegen auf der Seite.
2. Trag bei Name ein, wofür der Link ist, zum Beispiel „Erstgespräch". Unter diesem Namen steht er am Lead.
3. Kopiere den Link aus deinem Buchungstool und füge ihn bei Link aus deinem Buchungstool ein. Er muss mit https:// beginnen.
4. Klick die Daten an, die aus dem Lead mitkommen sollen (siehe nächster Abschnitt).
5. Prüf die Vorschau mit einem Beispiel-Lead.
6. Wähle bei Wer sieht den Link entweder Nur ich oder Ganzes Team. Diese Wahl sehen nur Inhaber und Administratoren. Alle anderen legen immer einen eigenen Link an.
7. Klick auf Anlegen. Die Meldung „Buchungslink „…" angelegt" erscheint.

13. Lead-Daten per Klick anhängen

Sobald ein gültiger Link im Feld steht, erkennt ClosingHub das Buchungstool und zeigt darunter „Klick an, was aus dem Lead mitkommen soll". Jeder Klick hängt den passenden Parameter an den Link. Ein angeklickter Knopf bekommt ein Häkchen. Klickst du ihn noch einmal, wird der Parameter ersetzt und nicht doppelt angehängt.

• Calendly: Name, E-Mail, Telefon, Telefon als Frage, Vorname, Nachname, Lead-Kennung
• Cal.com: Name, E-Mail, Telefon, Notiz (setzt den Firmennamen ein)
• Alle anderen Tools: Name und E-Mail

Bei Calendly erklärt ein Hinweis unter den Knöpfen, wann ein Knopf passt:

• Telefon: wenn der Termin ein Telefonat ist
• Telefon als Frage: wenn Telefon deine erste eigene Frage ist
• Vorname und Nachname: nur wenn dein Termin Vor- und Nachname getrennt abfragt
• Lead-Kennung: zweite eigene Frage, am besten versteckt

Für die meisten Calendly-Termine reichen Name und E-Mail.

Du kannst Platzhalter auch selbst in den Link schreiben, mit einfachen geschweiften Klammern: {vorname}, {nachname}, {name}, {email}, {telefon}, {firma}, {lead_id}.

14. Vorschau lesen

Unter Vorschau mit einem Beispiel-Lead steht der fertige Link für einen erfundenen Lead „Maria Muster". So siehst du vor dem Speichern, ob Name, E-Mail und Telefon an der richtigen Stelle stehen.

15. Buchungslink bearbeiten

1. Klick in der Liste rechts am Link auf den Stift („Link bearbeiten"). Das Formular öffnet sich oben mit Name und Link.
2. Ändere Name oder Link und hänge bei Bedarf weitere Lead-Daten an.
3. Klick auf Speichern. Die Meldung „Buchungslink „…" gespeichert" erscheint.

Beim Bearbeiten lässt sich Wer sieht den Link nicht ändern. Ein eigener Link bleibt ein eigener Link, ein Team-Link bleibt ein Team-Link. Willst du das ändern, leg den Link neu an und entferne den alten.

16. Reihenfolge ändern

1. Fass einen Link am Griffpunkt links an und zieh ihn an die neue Stelle.
2. Alternativ setzt du den Fokus auf den Griffpunkt und verschiebst den Link mit den Pfeiltasten.

Die Meldung „Reihenfolge geändert" erscheint. Sortiert wird innerhalb der Gruppe „Meine Links" oder „Für das Team". Einen Link über die Gruppengrenze zu ziehen, geht nicht. Die Reihenfolge hier ist die Reihenfolge am Lead und im Dialer.

17. Buchungslink entfernen

1. Klick am Link auf Entfernen.

Der Link verschwindet sofort, ohne Rückfrage. Die Meldung „Buchungslink „…" entfernt" erscheint.

18. Buchungslink am Lead und im Dialer nutzen

Am Lead: Die Links stehen im Block „Termine" unter den Terminen.

1. Klick auf Kopieren, um den fertigen Link in die Zwischenablage zu legen. Der Knopf zeigt kurz Kopiert. Den Link kannst du dann zum Beispiel per Nachricht an den Kunden schicken.
2. Oder klick auf das Zeichen daneben. Bucht der Link im Fenster (Kalender mit Plus, „Freie Zeit buchen"), öffnet sich das Termin-Fenster mit dieser Terminart. Sonst öffnet das Zeichen („In neuem Tab öffnen") die Buchungsseite mit den Daten des Leads.

Im Dialer: Es gibt keine eigene Spalte mit Links. Du buchst über den Knopf Termin, siehe Abschnitt 7.

Ist kein Link hinterlegt, fehlt der Block am Lead ganz.

In der Liste unter Einstellungen, „Buchungslinks" trägt jeder Link, der im Fenster bucht, die Markierung Bucht im CRM.

So geht's: freie Zeiten direkt in ClosingHub buchen

19. Freie Zeit im Termin-Fenster buchen

Das geht am Rechner mit Calendly-Links, wenn dein Calendly verbunden ist (Abschnitt 20), und mit Cal.com-Links ohne jede Verbindung.

1. Öffne das Termin-Fenster am Lead (Termin vereinbaren oder das Zeichen am Link) oder im Dialer (Termin). Der Reiter Freie Zeit ist gewählt.
2. Wähle bei Terminart, welchen Termin du buchst. Zur Wahl stehen die Terminarten, die zu deinen Buchungslinks gehören. Kommst du über einen Link, ist seine Terminart schon gewählt.
3. Unter Freie Zeiten bei Calendly oder Freie Zeiten bei Cal.com siehst du die Woche. Jeder Tag zeigt, wie viel frei ist, zum Beispiel „3 frei", oder voll. Mit den Pfeilen blätterst du zur nächsten oder vorherigen Woche.
4. Klick auf einen Tag. Darunter stehen die freien Uhrzeiten, getrennt nach Vormittag und Nachmittag.
5. Klick auf eine Uhrzeit. Der Knopf unten zeigt dann Tag und Uhrzeit, zum Beispiel „Di., 21.10., 10:00 buchen".
6. Klick auf diesen Knopf. Während der Buchung steht dort „Bucht …".

Danach steht oben „Termin gebucht" mit Tag, Uhrzeit und Namen des Kunden. Der Termin steht sofort am Lead und im Kalender. Einladung und Bestätigung an den Kunden verschickt dein Buchungstool. Mit Fertig schließt du das Fenster.

Passt keine der freien Zeiten, klick auf Passt nichts? Eigene Zeit wählen und leg einen Termin im ClosingHub-Kalender an. Der gewählte Tag ist dann schon eingetragen.

Am Handy öffnet sich das Buchungstool stattdessen in einem neuen Tab, mit Name, E-Mail und Telefon schon eingetragen. Der Knopf dafür heißt Über den Link buchen.

20. Mein Calendly verbinden

Damit du mit Calendly im Fenster buchen kannst, verbindet jeder im Team sein eigenes Calendly-Konto. Gemeint ist das Konto, dem deine Calendly-Links gehören.

1. Öffne Einstellungen, „Termine", Reiter „Buchungslinks". Die Karte Mein Calendly steht über den Links, sobald du mindestens einen Calendly-Link angelegt hast.
2. Klick auf Calendly verbinden. Du landest bei Calendly und meldest dich dort an.
3. Zurück in ClosingHub erscheint „Dein Calendly ist verbunden. Du buchst ab jetzt deine eigenen Termine direkt im CRM." Auf der Karte steht Bucht im CRM und „Verbunden mit calendly.com/…".

Mit Trennen löst du die Verbindung. Gebuchte Termine bleiben am Lead.

Falsches Konto: Calendly übernimmt das Konto, mit dem du in deinem Browser gerade bei Calendly angemeldet bist. Gehört keiner deiner Links zu diesem Konto, verbindet ClosingHub es nicht und sagt dir, welches Konto angemeldet war und zu welchem deine Links gehören. Melde dich dann bei Calendly ab, mit dem richtigen Konto an und klick noch einmal auf Calendly verbinden. Steht auf der Karte Falsches Konto, klick auf Trennen und verbinde neu.

Damit Buchungen, die der Kunde selbst über deinen Link macht, am Lead erscheinen, braucht es zusätzlich die Calendly-Verbindung des Arbeitsbereichs unter „Integrationen", siehe Support und Integrationen.

21. Cal.com im Fenster buchen

Cal.com-Links buchen ohne Verbindung im Termin-Fenster. Das klappt bei Links in der Form cal.com/name/termin oder cal.com/team/name/termin, auch auf cal.eu. Die Terminarten im Fenster sind deine Cal.com-Links mit den Namen, die du ihnen in ClosingHub gegeben hast.

Manche Terminarten bucht der Kunde besser selbst. Dann zeigt das Fenster einen gelben Hinweis mit dem Knopf Über den Link buchen, zum Beispiel wenn der Termin etwas kostet, Pflichtfragen hat oder der Kunde einen Ort oder eine Nummer eintragen soll.

Damit Buchungen, die der Kunde selbst über deinen Cal.com-Link macht, am Lead erscheinen, verbindest du dein Cal.com unter „Integrationen", siehe Support und Integrationen.

Gut zu wissen

• Wann Mails rausgehen: Nur wenn der Termin an einem Lead hängt, der Lead eine E-Mail-Adresse hat und die Terminart nicht „Intern" ist. Ein Termin ohne Lead löst keine Mail aus.
• Jede gespeicherte Änderung zählt: Speicherst du einen Termin im Formular „Termin bearbeiten", bekommt der Kunde die Mail „Verschoben" mit den neuen Angaben.
• Erinnerung: Sie geht raus, wenn der Termin zwischen 20 und 28 Stunden entfernt ist.
• Absage und Löschen gehören zusammen: Löschen im Kalender ist die Absage. Einen Termin abzusagen und im Kalender stehen zu lassen, gibt es nicht.
• Eigene Texte gelten nur vollständig: Betreff und Text müssen beide ausgefüllt sein. Bleibt ein Feld leer, geht für diese Mail weiter der Standardtext raus.
• Kalenderanhang: Er bleibt in jedem Fall unverändert, auch mit eigenem Text.
• Absender: Von welcher Adresse die Mails kommen, stellst du unter Einstellungen, „E-Mail und Postfach" ein.
• Termine in der Vergangenheit: Du kannst sie nachtragen. Das Formular zeigt dann „Dieser Zeitpunkt liegt in der Vergangenheit. Der Termin landet im Kalender, erscheint aber nicht unter den kommenden Terminen."
• Buchen im Fenster und Buchungen des Kunden: Buchst du im Termin-Fenster, steht der Termin sofort am Lead. Bucht der Kunde selbst über einen Link, erscheint der Termin nur dann am Lead und im ClosingHub-Kalender, wenn Calendly oder Cal.com unter Einstellungen, „Integrationen" verbunden ist, siehe Support und Integrationen. Bei anderen Buchungstools bleibt der Termin dort.
• Termine aus deinem Google- oder Outlook-Kalender: Ist dein Kalender unter „Integrationen" verbunden, stehen Termine aus ClosingHub auch dort, und belegte Zeiten von dort erscheinen im ClosingHub-Kalender grau und gestrichelt. Klickst du so einen Eintrag an, steht rechts Belegt. Er hängt an keinem Lead, löst keine Termin-Mails aus und lässt sich nur dort ändern, wo er angelegt wurde. Das Verbinden gehört zum Zusatz Kalender-Sync, den Start und Team dazubuchen. Im Paket Business ist er enthalten.
• Wer was sieht: Den Titel eines Eintrags aus deinem Kalender siehst nur du. Deine Kollegen sehen an derselben Stelle „Belegt" und deinen Namen, damit niemand doppelt bucht. Jeder im Team verbindet seinen eigenen Kalender; Termine aus ClosingHub landen im Kalender der Person, der der Termin gehört.
• Termine über Calendly und Cal.com: Sie stehen am Lead und im Kalender wie ein eigener Termin. Unsere Termin-Mails bleiben für sie aus, das Buchungstool schickt seine Bestätigung selbst.
• Kein Termin doppelt: Steht ein Calendly-Termin auch in deinem verbundenen Google- oder Outlook-Kalender, zeigt der ClosingHub-Kalender ihn nur einmal. Die belegte Zeit mit gleichem Beginn und gleicher Länge fällt weg.
• Freie Zeit nur mit E-Mail: Calendly und Cal.com brauchen die E-Mail-Adresse des Kunden. Fehlt sie, steht im Fenster „Keine E-Mail hinterlegt" in Rot, und gebucht werden kann nur über „Eigene Zeit".
• Leere Angaben fallen weg: Fehlt dem Lead zum Beispiel die E-Mail-Adresse, wird der Parameter gar nicht erst in den Link geschrieben. Am Lead steht dann „Fehlt am Lead: E-Mail-Adresse". Im Dialer zeigt bei schmaler Spalte ein Warnzeichen dasselbe.
• Telefon im Buchungslink: Eingesetzt wird zuerst die Mobilnummer des Leads, sonst die Telefonnummer.
• Name im Buchungslink: Hat der Lead keinen Vor- und Nachnamen, wird der Firmenname eingesetzt.
• „ohne Lead-Daten": Diese Markierung steht an einem Link, in dem kein Platzhalter steckt. Er öffnet die Buchungsseite leer.
• Wer welche Links sieht: Links unter „Meine Links" siehst nur du. Links unter „Für das Team" sieht jeder im Arbeitsbereich.

Häufige Fragen

Wenn etwas nicht klappt

Wann du den Support brauchst

Melde dich über den Support-Bereich in ClosingHub, wenn

• Termin-Mails trotz Lead mit E-Mail-Adresse und passender Terminart nicht ankommen,
• „Speichern fehlgeschlagen" auch nach mehreren Versuchen bleibt,
• ein eigener Text gespeichert ist, aber weiter der Standardtext rausgeht.

Schreib dazu, um welchen Termin es geht (Titel, Datum, Uhrzeit) und welche Mail fehlt oder falsch war.