E-Mail und Posteingang

Was dieser Bereich macht

ClosingHub schickt deinen Leads Mails: Terminbestätigungen, Erinnerungen, Unterlagen-Anforderungen und Mails, die du selbst schreibst. Hier legst du fest, von welcher Adresse sie rausgehen und welcher Name beim Lead als Absender steht.

Ohne Einrichtung gehen die Mails von der Adresse des Produkts mit deinem Namen raus. Verbindest du dein eigenes Postfach, gehen sie von deiner eigenen Adresse raus.

Hast du dein Postfach über Server und Passwort verbunden, kannst du zusätzlich den Posteingang einschalten. Dann erscheinen die Antworten deiner Leads am Lead und im Posteingang, ohne dass du sie aus deinem Mailprogramm kopierst.

Wo du ihn findest

• Absender, Postfach und Posteingang: Einstellungen, Gruppe „Kommunikation", Punkt „E-Mail und Postfach"
• Posteingang lesen: Hauptnavigation, Punkt „Posteingang"
• Mail an einen Lead schreiben: im Lead, Knopf E-Mail

Der Bereich steht in zwei Spalten: links Von deiner eigenen Adresse senden, rechts Posteingang. Auf schmalen Fenstern stehen sie untereinander.

Den Punkt „E-Mail und Postfach" sieht jeder im Team. Den Angezeigten Namen ändern nur Inhaber und Administratoren. Postfach und Posteingang richtet jede Person selbst ein, für sich.

So geht's: prüfen, von welcher Adresse Mails rausgehen

1. Öffne Einstellungen, „E-Mail und Postfach".
2. Oben steht die Zeile Mails an deine Leads gehen von. - Steht dort Standard, gehen die Mails von der Adresse des Produkts raus, mit deinem Namen als Absender. Das läuft ohne Einrichtung. - Steht dort Aktiv mit deiner Adresse, gehen die Mails aus deinem verbundenen Postfach raus.

Solange der Stand geladen wird, steht dort „Wird ermittelt …".

So geht's: den angezeigten Namen ändern

Der angezeigte Name steht im Posteingang des Leads als Absender.

1. Öffne Einstellungen, „E-Mail und Postfach".
2. Trag bei Angezeigter Name den gewünschten Namen ein, zum Beispiel deinen Firmennamen. Lässt du das Feld leer, wird der Name deines Arbeitsbereichs verwendet.
3. Klick auf Speichern. Der Knopf erscheint erst, wenn du etwas geändert hast. Die Meldung „Name gespeichert" erscheint.

So geht's: den Absendernamen des eigenen Postfachs setzen

Hast du ein Postfach verbunden, steht unter deiner Adresse die Zeile Absendername. Dieser Name steht vor deiner Adresse im Posteingang des Leads, zum Beispiel „Max Muster <[email protected]>".

1. Öffne Einstellungen, „E-Mail und Postfach".
2. Trag bei Absendername den Namen ein. Vorgeschlagen wird dein Name im Arbeitsbereich.
3. Klick auf Speichern. Die Meldung „Absendername gespeichert" erscheint.

Lässt du das Feld leer, steht der Name des Arbeitsbereichs vor deiner Adresse. Jedes Teammitglied hat seinen eigenen Absendernamen.

So geht's: eigenes Postfach über Google oder Microsoft verbinden

Das ist der empfohlene Weg für Gmail, Google Workspace, Outlook und Microsoft 365. ClosingHub bekommt dabei nur das Recht zu senden, kein Passwort.

1. Öffne Einstellungen, „E-Mail und Postfach", linke Spalte Von deiner eigenen Adresse senden.
2. Klick in der Zeile Google oder Microsoft auf Verbinden. Der Knopf zeigt kurz „Weiterleitung …".
3. Du landest bei deinem Anbieter. Melde dich dort an und bestätige die Freigabe.
4. Du kommst zurück in die Einstellungen. Die Meldung „Dein Postfach ist verbunden. Mails an deine Leads gehen ab jetzt darüber raus." erscheint.

Danach steht deine Adresse mit dem Zustand Aktiv im Block. Die Mails liegen bei dir unter „Gesendet", Antworten deiner Leads landen in deinem Postfach.

Auf diesem Weg gibt es den Posteingang in ClosingHub nicht. In der rechten Spalte steht dann „Mit diesem Anbieter geht der Posteingang nicht".

So geht's: eigenes Postfach bei einem anderen Anbieter verbinden

Für IONOS, Strato, All-Inkl oder einen eigenen Mailserver. Die Verbindung läuft über SMTP mit Benutzername und Passwort. Die Angaben findest du bei deinem Mailanbieter.

1. Öffne Einstellungen, „E-Mail und Postfach", linke Spalte Von deiner eigenen Adresse senden.
2. Klick in der Zeile Anderer Anbieter auf Einrichten. Das Formular klappt auf.
3. Lies den Hinweis Was du hier übergibst. Anders als bei Google und Microsoft übergibst du hier dein Passwort. Es wird verschlüsselt gespeichert und zum Senden benutzt. Schaltest du später den Posteingang ein, wird damit auch gelesen.
4. Füll die Felder aus: - Absenderadresse: die Adresse, von der die Mails rausgehen sollen - Angezeigter Name: der Name, der beim Lead als Absender steht - Server: der Postausgangsserver deines Anbieters, zum Beispiel smtp.deine-domain.de - Verschlüsselung: SSL/TLS (Port 465) oder STARTTLS (Port 587). Der Port wird passend vorbelegt. - Port: nur ändern, wenn dein Anbieter einen anderen vorgibt - Benutzername: oft die E-Mail-Adresse - Passwort: das Passwort deines Postfachs
5. Klick auf Prüfen und verbinden. Der Knopf zeigt „Wird geprüft …". ClosingHub meldet sich einmal bei deinem Mailserver an und verschickt dabei nichts.
6. Klappt die Anmeldung, erscheint „Postfach verbunden. Die Anmeldung beim Mailserver hat geklappt." Klappt sie nicht, steht der Grund unter dem Block und es wird nichts gespeichert.

Mit Abbrechen oder Zuklappen schließt du das Formular, ohne etwas zu speichern.

So geht's: den Posteingang einschalten

Das geht nur mit einem Postfach, das über Server und Passwort verbunden ist. Ein zusätzliches Passwort brauchst du nicht, es ist dasselbe Konto wie beim Senden. Der Posteingang gehört zum Zusatz Postfach-Sync, im Paket Business ist er enthalten. Ohne ihn steht in der Spalte Posteingang der Knopf Zum Tarif.

1. Öffne Einstellungen, „E-Mail und Postfach", rechte Spalte Posteingang.
2. Klick auf Einrichten. Das Formular klappt auf, Server und Port sind passend zu deinem Sendeserver vorbelegt.
3. Lies den Hinweis Was dabei passiert.
4. Prüf die Felder: - Server: der Posteingangsserver deines Anbieters, zum Beispiel imap.deine-domain.de - Verschlüsselung: SSL/TLS (Port 993) oder STARTTLS (Port 143) - Port: nur ändern, wenn dein Anbieter einen anderen vorgibt
5. Klick auf Prüfen und einschalten. ClosingHub meldet sich einmal bei deinem Mailserver an und liest dabei nichts.
6. Klappt es, erscheint „Posteingang eingeschaltet. Neue Mails deiner Leads erscheinen in wenigen Minuten." In der Zeile steht danach Posteingang läuft mit dem Zustand Aktiv und dem Zeitpunkt, zu dem zuletzt nachgesehen wurde.

Die erste Runde sieht höchstens vierzehn Tage zurück und nie weiter als bis zu dem Tag, an dem du dein Postfach verbunden hast. Ältere Mails holt ClosingHub nicht nach.

So geht's: den Posteingang ausschalten

1. Öffne Einstellungen, „E-Mail und Postfach", rechte Spalte Posteingang.
2. Klick auf Ausschalten.
3. Die Meldung „Posteingang ausgeschaltet. Was schon am Lead liegt, bleibt dort." erscheint.

Es wird dann nichts mehr abgeholt. Die Mails, die schon am Lead stehen, bleiben stehen.

So geht's: Postfach trennen

1. Öffne Einstellungen, „E-Mail und Postfach".
2. Klick in der Zeile mit deiner Adresse auf Trennen. Der Knopf zeigt „Wird getrennt …".
3. Die Meldung „Postfach getrennt. Mails gehen wieder über die Produktadresse mit deinem Namen raus." erscheint.

Trennen kannst du nur dein eigenes Postfach.

So geht's: Postfach neu verbinden

Wenn dein Anbieter den Zugang nicht mehr annimmt, steht an deiner Adresse der Zustand Hängt und der Knopf Neu verbinden erscheint. Oben in der Leiste steht dann Postfach getrennt.

1. Klick auf Neu verbinden.
2. Bei Google oder Microsoft wirst du zu deinem Anbieter weitergeleitet. Melde dich an und bestätige die Freigabe erneut.
3. Bei einem anderen Anbieter öffnet sich das SMTP-Formular. Adresse, Name und Server sind schon eingetragen. Trag das aktuelle Passwort und die übrigen Angaben ein und klick auf Prüfen und verbinden.

So geht's: eine Mail an einen Lead schreiben

1. Öffne den Lead und klick oben auf E-Mail. Alternativ wählst du im Eingabefeld über dem Verlauf den Reiter E-Mail.
2. Bei Von steht die Adresse, aus der die Mail rausgeht.
3. Bei An steht die E-Mail-Adresse des Leads.
4. Trag einen Betreff und deinen Text ein. Gibt es Vorlagen, wählst du bei Vorlage eine aus; Betreff und Text werden damit gefüllt, und die Platzhalter sind schon durch die Daten des Leads ersetzt.
5. Hast du Buchungslinks angelegt, stehen sie unter dem Text bei Termin buchen. Ein Klick setzt den Link an der Stelle ein, an der dein Cursor steht. Im Text steht dann der Name des Links als lila Wort, zum Beispiel „Erstgespräch", nicht die lange Adresse. Der Kunde sieht genau dieses Wort und klickt darauf. Mit der Rücktaste löschst du das Wort als Ganzes.
6. Klick auf Senden, oder drück ⌘↵. Die Meldung „Die Mail geht raus" erscheint.

Im Verlauf steht der Eintrag zuerst mit geht raus, nach dem Versand mit gesendet. Geht die Mail endgültig nicht raus, steht dort nicht rausgegangen und darunter der Grund.

Mit Als Entwurf speichern legst du die Mail zurück, ohne sie zu schicken. Sie steht dann mit Entwurf, nicht gesendet im Verlauf. Verwerfen leert das Fenster, ohne etwas zu speichern.

Ein zweiter Klick auf Senden schickt die Mail nicht doppelt.

So geht's: Mail-Vorlagen anlegen

Vorlagen stehen im Verfasser am Lead und im Posteingang zur Wahl. Anlegen dürfen Inhaber und Admins.

1. Öffne Einstellungen, „E-Mail und Postfach", Block Vorlagen.
2. Klick auf Vorlage anlegen. Trag Name, Betreff und Text ein.
3. Nutze die Platzhalter {{anrede}}, {{vorname}}, {{nachname}} und {{firma}}. {{anrede}} wird zu „Sehr geehrte Frau Müller" oder „Sehr geehrter Herr Schulz", ohne Anrede zu „Guten Tag Vorname Nachname".
4. Klick auf Anlegen. Die Meldung „Vorlage angelegt" erscheint.

Mit dem Stift änderst du Name, Betreff und Text, mit dem Papierkorb löschst du die Vorlage nach einem zweiten Klick auf Wirklich löschen. Ein unbekannter Platzhalter bleibt in der Mail wörtlich stehen; der Editor weist darauf hin.

So geht's: Antworten im Posteingang lesen

1. Klick in der Hauptnavigation auf Posteingang.
2. Links stehen die Gespräche, in der Mitte der Verlauf, rechts der Lead mit seinem Zustand.
3. Öffnest du ein Gespräch, gelten die eingegangenen Mails darin als gelesen. Der Zähler neben Posteingang sinkt entsprechend.
4. Mit Antworten schreibst du direkt aus dem Gespräch zurück.

Über die Reiter Eingegangen, Ungelesen, Entwürfe und Alle grenzt du die Liste ein.

Ist der Posteingang nicht eingeschaltet, steht dort „Posteingang ist nicht eingeschaltet" mit dem Knopf Zu den Einstellungen.

Gut zu wissen

• Es landet nur Post von deinen Leads in ClosingHub. Abgeholt wird ausschließlich, was von der E-Mail-Adresse eines deiner Leads kommt oder von einer weiteren Person an diesem Lead. Alles andere wird nicht gespeichert. Dein übriges Postfach bleibt außen vor.
• Gelesen wird nur, nie verändert. ClosingHub markiert in deinem Postfach nichts als gelesen, verschiebt nichts und löscht nichts.
• Alle fünf Minuten wird nachgesehen. Eine Antwort deines Leads steht also innerhalb weniger Minuten am Lead, nicht in derselben Sekunde.
• Antworten gehen an: Hast du dein eigenes Postfach verbunden, landen Antworten deiner Leads dort, wie bei jeder Mail, die du selbst schreibst. Ohne eigenes Postfach landen sie bei der Person aus deinem Team, die den Termin angelegt oder die Unterlagen angefordert hat.
• Welche Mails dem Absender folgen: Terminbestätigungen, Erinnerungen, Unterlagen-Anforderungen und deine selbst geschriebenen Mails gehen von der Adresse raus, die oben unter „Mails an deine Leads gehen von" steht.
• Support-Nachrichten: Nachrichten an den Support kommen immer von ClosingHub, auch wenn dein Postfach verbunden ist.
• „Gesendet" heißt angenommen. Der Eintrag wechselt auf gesendet, sobald dein Mailserver die Mail angenommen hat. Ob sie im Posteingang des Leads gelandet ist, sagt ClosingHub nicht zu.
• Im Team: Jede Person verschickt aus ihrem eigenen Postfach. Unter Im Team verbunden siehst du, wer welches Postfach verbunden hat. Trennen kann das nur die Person selbst.
• Gestörtes Postfach: Solange dein Postfach auf Hängt steht, gehen die Mails wieder von der Adresse des Produkts raus. Oben in der Leiste steht Postfach getrennt.
• Gestörter Posteingang: Kommt das Abholen nicht durch, steht in der Zeile „Zuletzt ging es nicht" mit dem Grund, und oben in der Leiste steht Posteingang hängt.
• E-Mail-Werbung: Für eine Mail an einen Lead braucht es die Einwilligung „E-Mail-Werbung". Fehlt sie, steht im Fenster „Senden gesperrt" mit dem Grund. Ein Entwurf geht trotzdem.
• Nicht zugestellte Mails: Inhaber und Administratoren sehen unter der Glocke oben „Eine Mail wurde nicht zugestellt" mit dem Grund.

Häufige Fragen

Wenn etwas nicht klappt

Wann du den Support brauchst

Melde dich über den Support-Bereich in ClosingHub, wenn

• „Diese Anbindung ist noch nicht freigeschaltet." erscheint,
• das Verbinden mit Google oder Microsoft mehrmals mit „Das Verbinden ist gescheitert." endet,
• die Prüfung beim Verbinden oder beim Einschalten des Posteingangs scheitert, obwohl deine Angaben laut Mailanbieter stimmen,
• der Posteingang läuft, aber Antworten von Adressen, die am Lead stehen, nicht ankommen,
• unter der Glocke wiederholt nicht zugestellte Mails stehen und die Adressen am Lead stimmen.

Schreib dazu, welchen Weg du nutzt (Google, Microsoft oder Anderer Anbieter), welche Meldung du siehst und wann es passiert ist. Schick niemals dein Passwort an den Support.